Im Rahmen der Steueränderungen seit 2025 wurde eine bedeutende Neuerung eingeführt, die darauf abzielt, den bürokratischen Aufwand für Unternehmen und Selbstständige zu reduzieren: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege.
Die neue Regelung
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde von bisher 10 Jahren auf nunmehr 8 Jahre verkürzt. Diese Änderung betrifft eine Vielzahl von Dokumenten, darunter:
- Rechnungen
- Kontoauszüge
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Inventurlisten
- Buchungsbelege
Vorteile für Unternehmen
- Reduzierter Speicherbedarf: Unternehmen können Lagerräume und digitalen Speicherplatz effizienter nutzen.
- Kosteneinsparungen: Weniger Aufwand für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten.
- Vereinfachte Compliance: Kürzere Fristen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Fokus auf aktuelle Geschäftsvorgänge: Unternehmen können sich stärker auf gegenwärtige und zukünftige Aktivitäten konzentrieren.
Was zu beachten ist
- Die neue Frist gilt für Unterlagen ab dem Geschäftsjahr 2025.
- Bestehende Dokumente aus früheren Jahren unterliegen weiterhin der alten 10-Jahres-Frist.
- Unternehmen sollten ihre Archivierungssysteme und -prozesse entsprechend anpassen.
- Es ist wichtig, ein effizientes System zur Identifizierung und Entsorgung von Dokumenten nach Ablauf der Frist zu implementieren.
Ausnahmen beachten
Trotz der allgemeinen Verkürzung gibt es Ausnahmen, bei denen längere Aufbewahrungsfristen gelten können, beispielsweise bei:
- Dokumenten im Zusammenhang mit Grundstücken und Immobilien
- Unterlagen zu laufenden Rechtsstreitigkeiten
- Dokumenten mit besonderer steuerlicher Relevanz
Diese Änderung ist Teil einer breiteren Initiative zur Entbürokratisierung und Modernisierung des Steuersystems. Sie soll Unternehmen entlasten und gleichzeitig die Effizienz der Verwaltung steigern. Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Dokumentenmanagement-Systeme zu überprüfen und zu optimieren.